Účastník akce je fyzická nebo právnická osoba, která se přihlásila pomocí formuláře „DNY PREZENTACE ZEMĚDĚLSTVÍ a POTRAVINÁŘSTVÍ KRÁLOVÉHRADECKÉHO KRAJE a KRÁLOVÉHRADECKÉ KRAJSKÉ DOŽÍNKY – Závazné přihlášky k účasti 2023“

(dále jen „účastník“)

Pořadatel je organizátorem a zajišťovatelem kulturní a prodejní akce, která se uskuteční v určených dnech na určeném místě.

(dále jen „pořadatel“)

Povinnosti účastníka dožínek

1.       Prodejce bere na vědomí a akceptuje, že organizátor má zvláštní zájem na tom, aby byly dožínky úspěšné a za tím účelem, mimo jiné, má zvláštní zájem na tom, aby účastník v rámci dožínek řádně a včas plnil všechny zákonné a smluvní povinnosti.
2.       Přihláška k účasti zaslaná organizátorovi je pro účastníka závazná. Organizátor rozhoduje o přijetí, krácení nebo odmítnutí přihlášky, aniž by byl povinen své rozhodnutí zdůvodňovat. Budou upřednostněni účastníci z Královéhradeckého kraje, producenti zemědělských komodit, regionálních potravin a řemeslných výrobků.
3.       Organizátor rozhoduje o umístění na prodejní plochu. Změny v umístění na prodejní ploše může organizátor učinit kdykoliv.
4.       Po zaplacení poplatků vydá organizátor potvrzení o zaplacení. Propozice a umístění stánku přijdou účastníkovi nejpozději 11.9.2023.
5.       Účastník se zavazuje ke splnění všech závazků vzniklých jeho účastí. Případná změna podléhá předchozímu schválení organizátora. Při porušení se účastník vystavuje riziku pokuty.
6.       Účastník je povinen na základě žádosti organizátora zaslat fotodokumentaci prodejního stánku. Fotodokumentace musí poskytnout věrný obraz aktuálního stavu prodejního stánku z vnější i vnitřní strany, v detailu i v celkovém pohledu.
7.       Účastník je povinen na základě žádosti organizátora zaslat fotodokumentaci zamýšleného prodejního sortimentu.
8.       Účastník je povinen prodejní plochu před jejím převzetím od organizátora vyfotit tak, aby byl patrný její stav, a tuto fotodokumentaci uchovat a na požádání předložit organizátorovi. V případě, že tak neučiní vzdává se možnosti odvolání při poškození plochy a zavazuje se k úhradě nákladů spojených s uvedením plochy do původního stavu.

Prohlášení a závazky účastníka

1.       Účastník prohlašuje, že je podnikatelem ve smyslu ust. § 420 odst. 1 občanského zákoníku, případně podle ust. § 420 odst. 2 občanského zákoníku.
2.       Účastník prohlašuje, že neexistuje žádná překážka zákonná, smluvní nebo z úředního rozhodnutí či opatření v plnění povinností sjednaných na základě závazné přihlášky k účasti na dožínkách.
3.       Účastník se zavazuje, že po dobu dožínek bude v plném rozsahu a ve všech ohledech způsobilý k provozování činnosti, za jejímž účelem je podnájem sjednán, zejména že na své náklady opatří a bude mít v plném rozsahu veškerá k tomu nezbytná oprávnění, souhlasy, povolení.
4.       Účastník je povinen dodržovat a v odpovídající míře vyžadovat i na osobách, které se v předmětu podnájmu zdržují, dodržování pravidel slušného chování a dále zejména veškerých právních a jiných předpisů vztahujících se k bezpečnosti a ochraně zdraví při práci, protipožárních, hygienických, ekologických, ochrany spotřebitele, živnostenských a dalších, včetně všech povinností vyplývajících z rozhodnutí orgánů veřejné správy, týkajících se účastníka, předmětu podnájmu a/nebo činnosti účastníka provozované v předmětu podnájmu.
5.       Účastník se zavazuje nahradit organizátorovi všechny peněžité postihy (např. pokuty, sankce či náhrady škod) případně uložené v souvislosti s užíváním předmětu podnájmu účastníkem.
6.       Účastník se zavazuje dodržovat provozní řád a pokyny organizátora.

Poskytnutí prodejní plochy a el. energii

1.       Požadovaná prodejní plocha je uvedena v přihlášce k účasti a je pro účastníka závazná.
2.       Na základě požadované prodejní plochy je vystavena faktura podle ceníku.
3.       Přidělenou prodejní plochu nesmí účastník přenechat třetí osobě bez písemného předchozího souhlasu organizátora.
4.       Požadovaná elektrická přípojka je uvedena v přihlášce k účasti. Účastník je povinen označit koncovku, připojenou do rozvaděče, podle pokynů organizátora. Všechny přístroje zapojené do sítě musí mít platnou revizi. V průběhu akce je zakázáno používat elektrocentrály, nebyla-li udělena písemná výjimka.
5.       Parkování v areálu Šimkových sadů je povoleno pouze s platnou parkovací kartou, která musí být umístěna za čelním sklem vozu.
6.       Parkování v areálu parkoviště je povoleno pouze s platnou parkovací kartou, která musí být umístěna za čelním sklem vozu.
7.       Auta bez parkovacích karet, která se budou pohybovat po areálu dožínek, musí být označena VJEZDOVOU/VÝJEZDOVOU kartou, a to za čelním sklem na místě spolujezdce.
8.       Politická agitace a propagace na dožínkách není dovolena. Za každé jednotlivé provinění bude uplatněna sankce 50 000,- Kč. Porušení tohoto ustanovení je hrubým porušením přihlášky, které zakládá oprávnění organizátorovi okamžitě prodejci ukončit účast s povinností stánek vyklidit a opustit prodejní prostor. Neuposlechnutí výzvy k ukončení účasti a vyklizení přidělených prodejních ploch, zakládá právo organizátora na základě této přihlášky uplatnit na vystavovateli další sankce ve výši 50 000,- Kč.

Služby poskytované spolu s podnájmem

1.       Organizátor poskytuje účastníkovi v souvislosti s podnájmem v rámci dožínek tyto služby:

• organizace dožínek
• propagace dožínek (internet, citilight reklama, tiskoviny, umístění plakátů v regionu)
• podpora prodeje (osoba a služby moderátora festivalu, ozvučení a reprodukce hudby)
• rozvody a dodávka elektrické energie
• dodávka pitné vody s možností jejího odběru v jednom místě určeném pro všechny prodejce
• základní ostraha areálu dožínek, nikoli však stanů a jiných věcí účastníka (tzn. prostá přítomnost  pracovníků ostrahy v areálu dožínek nebo jeho okolí, bez vlivu na plnou odpovědnost účastníka za  poškození, ztrátu, odcizení nebo zničení použitých nebo vnesených věcí)
• úklid nečistot a odpadů z prostoru dožínek, s výjimkou nečistost a odpadů vzniklých činností účastníka
• nádoby pro umístění a likvidace běžného směsného komunálního odpadu vzniklého při sjednaném užívání prodejní plochy účastníkem a nádoby na tříděný odpad
• bezplatné toalety pro personál účastníka
• po dohodě s organizátorem si může účastník sjednat zvláštní ostrahu svého majetku, a to i třetí stranou.

2.       Účastník není oprávněn požadovat od organizátora náhradu škody v případě dočasné poruchy nebo přerušení dodávek služeb poskytovaných v souvislosti s podnájmem, pokud takové přerušení nebo dočasná porucha není způsobena zanedbáním ze strany organizátora.

Produkty a vybavení prodejní plochy

1.       Účastník je oprávněn a povinen užívat plochu pouze za účelem výroby, nabídky a prodeje produktů, které uvedl v závazné přihlášce.  Bez předchozího písemného souhlasu organizátora nesmí účastník měnit typ produktu.
2.       Prodej piva jako doplňkový prodej k občerstvení nebo jinému sortimentu, je přísně zakázán.
3.       Prodej piva jako hlavního sortimentu podléhá schválení organizátora.
4.       Účastník je povinen zajistit, aby produkt, jeho výroba, nabídka a prodej byly zcela v souladu s právními, hygienickými a ostatními příslušnými předpisy, standardy a normami.
5.       Vjezd, výjezd a stavění stánků podléhá pokynům organizátora a účastník se zavazuje tyto dodržet. Účastník musí zabezpečit stánek a zboží proti krádeži, podle svého uvážení. Za stánek ani instalační materiál nenese organizátor žádnou zodpovědnost. Za stánek a materiál neodvezený do termínu 17. 9. 2023 do 10:00 bude uplatněna sankce 1000,- Kč/hodinu.
6.       Termíny montáže, demontáže a provozní dobu určuje organizátor v organizačních pokynech.

Požární ochrana a bezpečnost

1.       Stánkoví prodejci, prodejci potravin a provozovatelé atrakcí jsou povinni:

•         Dodržovat pravidla požární ochrany (PO) a zdržet se jakéhokoliv jednání, které by mohlo vést k porušení těchto pravidel a případnému vzniku požáru.
•         Řídit se obecně závaznou vyhláškou č. 2/2011 města Hradec Králové ze dne 27. 9. 2011, kterou se stanoví podmínky zabezpečení požární ochrany při akcích s účastí většího počtu osob s přihlédnutím k zákonu o OP č. 133/85 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
• Vybrané druhy staveb se dle přílohy č. 4 Vyhlášky č. 23/2008 Sb. vybavují hasicími přístroji následovně:
  • Prodejní stánek, který je stavbou podle zvláštního právního předpisu, musí být vybaven alespoň jedním přenosným hasicím přístrojem vodním nebo pěnovým s hasicí schopností nejméně 13A nebo přenosným hasicím přístrojem práškovým s hasicí schopností nejméně 21A.
•         Zajistit pro svůj provoz minimálně 1 ks PHP typ PG 5 (práškový hasicí přístroj o hmotnosti minimálně 5 kg nebo 6kg). Používané PHP musí být řádně zrevidováno. Jedná se zejména o provozovatele všech stánkových prodejců, dále provozovatele atrakcí, kteří používají pro svá zařízení elektrický proud. V případě nedodržení této povinnosti, se každý prodejce a provozovatel vystavuje nebezpečí postihů ze strany HZS (Hasičský záchranný sbor), případně ukončení své činnosti na Královéhradeckých krajských dožínkách
•         Pokud bude organizátor a ostatní provozovatelé používat pro svoji činnost elektrické spotřebiče, nesmí tyto spotřebiče ohrožovat bezpečnost ostatních účastníků a diváků akce.
•         Po ukončení činnosti zajistí vystavovatel vyklizení používaného prostoru a provede všechna dostupná opatření (např. uhašení doutnajícího uhlí apod.), která zabrání možnosti nekontrolovaného vzniku zahoření.
•         Ukončení své činnosti vystavovatel ohlásí požární preventivní hlídce. Stánkoví prodejci, prodejci potravin a provozovatelé atrakcí nesmějí svým jednáním a chováním ohrožovat bezpečnost ostatních účastníků dané akce.

Pojištění

1.       Organizátor neodpovídá účastníkovi za ztrátu, zničení či jakékoliv poškození vybavení a zařízení stánku, obalů a balicího materiálu bez ohledu na to, zda se zničení či jiné poškození stalo před zahájením, během či po skončení akce. Účastník k tomuto účelu uzavře pojištění.

Platební a storno podmínky

1.       Přihlášení k účasti je možné do 20.8.2023. Pozdější přihlášení je možné s poplatkem 25% z celkové částky a pouze v případě, že je volné místo na tržišti.
2.       Organizátor na základě přijetí přihlášky a fotografii stánku od účastníka vystaví a zašle zálohovou fakturu a pokyny k platbě. 
3.       Platbu posílejte na účet č. 215051120/0600 až po vystavení faktury. Při úhradě uvádějte jako VS číslo faktury. 
4.       Platba musí být provedena řádně v termínu splatnosti faktury, pokud tak nebude učiněno bude přihláška stornována a stánkové místo bude postoupeno dalším zájemcům.
5.       V případě zrušení účasti je účastník povinen to to oznámit písemně do 31. srpna 2023 na adresu organizátora nebo na email kopelentova@rakkhk.cz. Bude mu vrácen registrační poplatek ve výši 50%, zbývající část slouží jako storno poplatek.
6.       Zrušením účasti na akci po 31.srpnu zaplacená částka propadá v plné výši.

Ochrana osobních údajů

1.       Účastník tímto uděluje organizátorovi výhradní svolení k užití fotografií a obrazových nebo zvukově obrazových záznamů, zejména podoby účastníka, odpovědné osoby a/nebo osob, které budou účastníka na dožínkách prezentovat či ho jinak zastupovat, a uměleckých výkonů zachycených na fotografiích a na obrazových nebo zvukově obrazových záznamech, které budou během dožínek pořízeny. Účastník bere na vědomí a souhlasí s tím, že areál dožínek může být monitorován kamerovým systémem, vč. záznamu, za účelem ochrany majetku zúčastněných osob a řádné organizace a průběhu dožínek
2.       Účastník dále uděluje organizátorovi souhlas se zpracováním osobních údajů, které v souvislosti s dožínkami dobrovolně poskytl či v budoucnu poskytne, včetně elektronických kontaktů pro elektronickou poštu, a to na dobu 60 měsíců, s tím, že tento souhlas jsou účastník, odpovědná osoba a/nebo osoby, které budou účastníka na dožínkách prezentovat či ho jinak zastupovat, oprávnění kdykoli odvolat. Osobní údaje budou zpracovány výhradně pro účely organizace a prezentace dožínek a obdobných akcí pořádaných organizátorem

Závěrečná ustanovení

1.       V případě, že organizátor v důsledku jím nezaviněných okolností nemůže zahájit dožínky, zajistit jejich konání po celou dobu jejich trvání, nebo jejich části v celém areálu, nebo na jiném místě konání akce, uvědomí o tom ihned účastníky. Veškeré vzniklé závazky organizátora zanikají. V tomto případě nepřísluší účastníkovi žádný nárok na náhradu vzniklých škod. Organizátor je oprávněn zadržet přiměřenou část plateb účastníka mezitím zaplacených.
2.       Účastník může uplatnit reklamaci za práci a služby poskytnuté organizátory u zodpovědného pracovníka bez zbytečného odkladu, písemnou formou, nejpozději posledním dnem konání dožínek. Jinak toto právo zaniká.

Vyplněním a podepsáním závazné přihlášky k účasti na Královéhradeckých krajských dožínkách vyjadřujete souhlas s výše zmíněným.