Všeobecné podmínky účasti

Účastník akce je fyzická nebo právnická osoba, která se přihlásila pomocí formuláře „DNY PREZENTACE ZEMĚDĚLSTVÍ a POTRAVINÁŘSTVÍ KRÁLOVÉHRADECKÉHO KRAJE a KRÁLOVÉHRADECKÉ KRAJSKÉ DOŽÍNKY – Závazné přihlášky k účasti 2020“

(dále jen „účastník“)

Pořadatel je organizátorem a zajišťovatelem kulturní a prodejní akce, která se uskuteční v určených dnech na určeném místě.

(dále jen „pořadatel“)

Povinnosti účastníka dožínek

    1. Pořadatel má zvláštní zájem na úspěšnosti celé akce, z tohoto důvodu bere účastník na vědomí a akceptuje všechny zákonné a smluvní povinnosti.
    2. Přihláška k účasti zaslaná pořadateli je pro účastníka závazná. Pořadatel rozhoduje o přijetí, krácení nebo odmítnutí přihlášky, aniž by byl povinen své rozhodnutí zdůvodňovat. Budou upřednostněni účastníci z Královéhradeckého kraje, producenti zemědělských komodit, regionálních potravin a řemeslných výrobků.
    3. Pořadatel rozhoduje o umístění účastníků na prodejní plochu. Změny v umístění na prodejní ploše může v ojedinělých případech pořadatel učinit kdykoliv do 11. 9. 2020.
    4. Po zaplacení poplatků vydá pořadatel potvrzení o zaplacení a přidělení konkrétní prodejní plochy, také zašle organizační pokyny, a to nejpozději do 14 dnů od zaplacení.
    5. Účastník se zavazuje ke splnění všech závazků vzniklých jeho účastí. Případná změna podléhá předchozímu schválení pořadatele. při porušení se účastník vystavuje riziku pokuty.
    6. Politická agitace a propagace na dožínkách není dovolena. za každé jednotlivé provinění bude uplatněna sankce 50 000,- Kč. Porušení tohoto ustanovení je hrubým porušením přihlášky, které zakládá oprávnění pořadateli okamžitě účastníkovi ukončit účast s povinností stánek vyklidit a neprodleně opustit prodejní prostor.

 

Prohlášení a závazky účastníka

    1. Účastník prohlašuje, že neexistuje žádná překážka zákonná, smluvní nebo z úředního rozhodnutí či opatření v plnění povinností sjednaných na základě závazné přihlášky k účasti na dožínkách.
    2. Účastník se zavazuje dodržet organizační pokyny, pokud tak neučiní ani po opakovaném upozornění vystavuje se riziku, že jeho účast na dožínkách bude ukončena, a to s pokutou ve výši až 2500 Kč, případně vyšší, je-li uvedeno konkrétní provinění zde.
    3. Účastník se zavazuje, že po dobu dožínek bude v plném rozsahu a ve všech ohledech způsobilý k provozování činnosti, za jejímž účelem je pronájem sjednán, zejména že na své náklady opatří a bude mít v plném rozsahu veškerá k tomu nezbytná oprávnění, souhlasy, povolení.
    4. Účastník je povinen dodržovat a v odpovídající míře vyžadovat i na osobách, které se v předmětu pronájmu zdržují, dodržování pravidel slušného chování a dále zejména veškerých právních a jiných předpisů vztahujících se k bezpečnosti a ochraně zdraví při práci, protipožárních, hygienických, ekologických, ochrany spotřebitele, živnostenských a dalších, včetně všech povinností vyplývajících z rozhodnutí orgánů veřejné správy, týkajících se účastníka, předmětu pronájmu a/nebo činnosti účastníka provozované v předmětu pronájmu.
    5. Účastník se zavazuje dodržovat Tržní a Návštěvní řád.

Prodejní plocha, stánek a sortiment

    1. Účastníci jsou povinni označit prodejní stánek čitelným označením obchodního jména prodávajícího s uvedením jeho IČO, místa podnikání fyzické osoby či sídla právnické osoby a jména vedoucího odpovědného za provoz stánku, včetně označení zboží, tak jak to ukládají příslušné právní předpisy.
    2. Účastník je povinen na základě žádosti pořadatele zaslat fotodokumentaci prodejního stánku. Fotodokumentace musí poskytnout věrný obraz plánovaného vzhledu prodejního stánku z vnější i vnitřní strany, v detailu i v celkovém pohledu.
    3. Účastník se zavazuje respektovat velikost pronajaté prodejní plochy. Stánek a všechny jeho součásti tedy nepřekročí, a to ani ve vzdušném přesahu, velikost pronajaté prodejní plochy. při ověřeném překročení smluvené prodejní plochy bude účastníkovi na místě vyúčtována pokuta ve výši až 5000 Kč.
    4. Účastník je povinen přidělenou prodejní plochu před jejím převzetím od pořadatele vyfotit tak, aby byl patrný její stav, a tuto fotodokumentaci uchovat a na požádání předložit pořadateli. v případě, že tak neučiní vzdává se možnosti odvolání při poškození plochy a zavazuje se k úhradě nákladů spojených s uvedením plochy do původního stavu.
    5. Poškozením prodejní plochy se rozumí:
      1. Znečištění výstavní plochy oleji nebo jinými mastnými či chemickými látkami.
      2. Mechanické poškození plochy.
      3. Mechanické poškození keřů a stromů.
    6. Účastník je oprávněn a povinen užívat plochu pouze za účelem výroby, nabídky a prodeje produktů, které uvedl v závazné přihlášce. Bez předchozího písemného souhlasu pořadatele nesmí účastník měnit typ produktu.
    7. Účastník je povinen na základě žádosti pořadatele zaslat popis i fotodokumentaci zamýšleného prodejního sortimentu.
    8. Účastníci jsou povinni dodržovat sjednaný sortiment, náležitou kulturně-společenskou úroveň provozu stánku. Nedodržení sortimentu uvedeného v přihlášce může vést k okamžitému ukončení účasti na dožínkách nebo pokutě až do výše 10 000 Kč.
    9. Prodej piva jako doplňkový prodej k občerstvení nebo jinému sortimentu, je přísně zakázán, mimo výjimky poskytnuté pořadatelem.
    10. Prodej piva jako hlavního sortimentu podléhá schválení pořadatelem.
    11. Účastník je povinen zajistit, aby produkt, jeho výroba, nabídka a prodej byly zcela v souladu s právními, hygienickými a ostatními příslušnými předpisy, standardy a normami.
    12. Vjezd, výjezd a stavění stánků podléhá organizačním pokynům a účastník se zavazuje tyto dodržet. Účastník musí zabezpečit stánek a zboží proti krádeži, podle svého uvážení. za stánek ani instalační materiál nenese pořadatel žádnou zodpovědnost. za stánek a materiál neodvezený do termínu 13. 9. 2020 do 10:00 budou uplatněny náklady na likvidaci a úklid.
    13. Termíny montáže, demontáže a provozní dobu určuje pořadatel v organizačních pokynech.

Poskytnutí prodejní plochy a el. energii

    1. Požadované parametry prodejní plochy jsou uvedeny v přihlášce k účasti a jsou pro účastníka závazné.
    2. Na základě požadovaných parametrů prodejní plochy je pořadatelem vystavena faktura podle ceníku.
    3. Přidělenou prodejní plochu nesmí účastník přenechat třetí osobě bez písemného předchozího souhlasu pořadatele.
    4. Požadovaná elektrická přípojka je uvedená v přihlášce k účasti. Účastník je povinen označit koncovku kabelu, připojenou do rozvaděče, podle organizačních pokynů. Všechny přístroje zapojené do sítě musí mít platnou revizi.
    5. Účastníci jsou povinni zajistit, aby veškeré elektrické zařízení stánku včetně kabelů a rozvaděčů bylo zabezpečeno proti přístupu cizích osob a bylo v souladu s platnými předpisy.
    6. V průběhu akce je zakázáno používat elektrocentrály bez předchozího svolení pořadatele.
    7. Připojení do elektrické sítě bez souhlasu pořadatele bude potrestáno okamžitým ukončením Vaší účasti na dožínkách a pokutou ve výši 6000,- Kč.
    8. Parkování v areálu Šimkových sadů je povoleno pouze s platnou parkovací kartou pro tento areál, která musí být umístěna za čelním sklem vozu.
    9. Parkovaní v areálu parkoviště je povoleno pouze s platnou parkovací kartou pro tento areál, která musí být umístěna za čelním sklem vozu.
    10. Auta bez parkovacích karet, která se budou pohybovat po areálu dožínek, musí být označena VJEZDOVOU/VÝJEZDOVOU kartou, a to za čelním sklem na místě spolujezdce.
    11. Vjezd do areálu dožínek je možný pouze vozidlům do 3,5t. Jakékoli těžší vozidlo musí být individuálně schváleno a označeno. Účastník je toto povinen oznámit při podání přihlášky, nebo nejpozději 14 dní před zahájením akce.
    12. Auta v areálu musí zachovávat bezpečný průjezd IZS a účastník je povinen dbát na bezpečnost osob pohybujících se v areálu.
    13. Účastníci jsou povinni dodržovat hygienické požadavky na základě příslušných právních předpisů.
    14. Prodejci nebalených potravin jsou povinni používat výhradně pro ně vyčleněné WC.

Služby poskytované spolu s pronájmem

    1. Pořadatel poskytuje účastníkovi v souvislosti s pronájmem v rámci dožínek tyto služby:
    • Organizace dožínek.
    • Propagace dožínek (internet, citilight reklama, tiskoviny, umístění plakátů v jednotlivých okresních městech, rádio spot).
    • Podpora prodeje (osoba a služby moderátora dožínek, ozvučení a reprodukce hudby).
    • Rozvody a dodávka elektrické energie (pokud ji účastník objednal).
    • dodávka pitné vody s možností jejího odběru v jednom místě určeném pro všechny prodejce.
    • Základní ostraha areálu dožínek, nikoli však stanů a jiných věcí účastníka (tzn. prostá přítomnost pracovníků ostrahy v areálu dožínek nebo jeho okolí, bez vlivu na plnou odpovědnost účastníka za poškození, ztrátu, odcizení nebo zničení použitých nebo vnesených věcí).
    • Úklid nečistot a odpadů z prostoru dožínek, s výjimkou nečistost a odpadů vzniklých činností účastníka.
    • Nádoby pro umístění a likvidace běžného směsného komunálního odpadu vzniklého při sjednaném užívání prodejní plochy účastníkem.
    • Bezplatné toalety pro personál účastníka.
    • Po dohodě s pořadatelem si může účastník sjednat zvláštní ostrahu svého majetku, a to i třetí stranou.
    1. Účastník není oprávněn požadovat od pořadatele náhradu škody v případě dočasné poruchy nebo přerušení dodávek služeb poskytovaných v souvislosti s pronájmem, pokud takové přerušení nebo dočasná porucha není způsobena zanedbáním ze strany pořadatele.

Požární ochrana a bezpečnost

    1. Stánkoví prodejci, prodejci potravin a provozovatelé atrakcí jsou povinni:
      1. Dodržovat pravidla požární ochrany (PO) a zdržet se jakéhokoliv jednání, které by mohlo vést k porušení těchto pravidel a případnému vzniku požáru.
        1. Řídit se obecně závaznou vyhláškou č. 2/2011 města Hradec Králové ze dne 27. 9. 2011, kterou se stanoví podmínky zabezpečení požární ochrany při akcích s účastí většího počtu osob s přihlédnutím k zákonu o OP č. 133/85 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
        2. Zajistit pro svůj provoz minimálně 1 ks PHP typ PG 5 (práškový hasicí přístroj o hmotnosti minimálně 5 kg). Používané PHP musí být řádně zrevidováno. Jedná se zejména o provozovatele všech stánkových prodejců, dále provozovatele atrakcí, kteří používají pro svá zařízení elektrický proud. v případě nedodržení této povinnosti, se každý prodejce a provozovatel vystavuje nebezpečí postihů ze strany HZS (Hasičský záchranný sbor), případně ukončení své činnosti na Královéhradeckých krajských dožínkách
    • Pokud bude pořadatel a ostatní provozovatelé používat pro svoji činnost elektrické spotřebiče, nesmí tyto spotřebiče ohrožovat bezpečnost ostatních účastníků a diváků akce.
    1. Po ukončení činnosti zajistí vystavovatel vyklizení používaného prostoru a provede všechna dostupná opatření (např. uhašení doutnajícího uhlí apod.), která zabrání možnosti nekontrolovaného vzniku zahoření.
    2. Ukončení své činnosti vystavovatel ohlásí požární preventivní hlídce. Stánkoví prodejci, prodejci potravin a provozovatelé atrakcí nesmějí svým jednáním a chováním ohrožovat bezpečnost ostatních účastníků dané akce.
    1. Používá-li prodejce lahve s PROPAN BUTANEM, je povinen tuto skutečnost indikovat výstražnou tabulkou umístěnou v prostorách s lahvemi a zabezpečit provoz a skladování v souladu s § 5 zákona č. 133/1985 Sb. o požární ochraně a §§ 42 a 44 vyhlášky MV ČR č. 246/2001 Sb. o požární prevenci (dále jen „vyhláška o požární prevenci“).
    2. Prodejci jsou povinni dodržovat protipožární předpisy a stánek vybavit vhodným hasicím přístrojem (doporučený druh hasiva je CO2 nebo práškový hasicí přístroj), a to v souladu s § 2 vyhlášky o požární prevenci a dále s čl. 78 normy ČSN 730 831.

Pojištění

    1. Pořadatel neodpovídá účastníkovi za ztrátu, zničení či jakékoliv poškození vybavení a zařízení stánku, sortimentu, obalů a balicího materiálu bez ohledu na to, zda se zničení či jiné poškození stalo před zahájením, během či po skončení akce. Účastník k tomuto účelu může uzavřít pojištění z vlastní iniciativy a na vlastní náklad.

 Platební a storno podmínky

    1. Pořadatel na základě přijetí přihlášky od účastníka vystaví a zašle fakturu a pokyny k platbě. Nejpozději však do 21. 8. 2020.
    2. Platbu posílejte na účet uvedený na vystavené faktuře. při úhradě uvádějte číslo faktury jako variabilní symbol.
    3. Pořadatel požaduje zaplacení předem do 27. srpna 2020. po zaplacení Vám bude zasláno potvrzení o zaplacení, které slouží i jako potvrzení Vaší účasti.
    4. V případě zrušení účasti je účastník povinen toto oznámit písemně do 31. srpna 2020 na adresu pořadatele nebo na email dozinkyinfo@rakkhk.cz. Bude mu vrácen registrační poplatek ve výši 50 %, zbývající část slouží jako storno poplatek.
    5. Zrušením účasti na akci po 31.srpnu zaplacená částka propadá v plné výši.

Ochrana osobních údajů

    1. Účastník tímto uděluje pořadatelovi výhradní svolení k užití fotografií a obrazových nebo zvukově obrazových záznamů, zejména podoby účastníka, odpovědné osoby a/nebo osob, které budou účastníka na dožínkách prezentovat či ho jinak zastupovat, a uměleckých výkonů zachycených na fotografiích a na obrazových nebo zvukově obrazových záznamech, které budou během dožínek pořízeny. Účastník bere na vědomí a souhlasí s tím, že areál dožínek může být monitorován kamerovým systémem, vč. záznamu, za účelem ochrany majetku zúčastněných osob a řádné organizace a průběhu dožínek.
    1. Účastník dále uděluje pořadatelovi souhlas se zpracováním osobních údajů, které v souvislosti s dožínkami dobrovolně poskytl či v budoucnu poskytne, včetně elektronických kontaktů pro elektronickou poštu, a to na dobu 60 měsíců, s tím, že tento souhlas jsou účastník, odpovědná osoba a/nebo osoby, které budou účastníka na dožínkách prezentovat či ho jinak zastupovat, oprávnění kdykoli odvolat. Osobní údaje budou zpracovány výhradně pro účely organizace a prezentace dožínek a obdobných akcí pořádaných pořadatelem.

Závěrečná ustanovení

    1. V případě, že pořadatel v důsledku jím nezaviněných okolností nemůže zahájit dožínky, zajistit jejich konání po celou dobu jejich trvání, nebo jejich části v celém areálu, nebo na jiném místě konání akce, uvědomí o tom ihned účastníky. Veškeré vzniklé závazky pořadatele zanikají. v tomto případě nepřísluší účastníkovi žádný nárok na náhradu vzniklých škod. Pořadatel je oprávněn zadržet přiměřenou část plateb účastníka mezitím zaplacených.
    2. Účastník může uplatnit reklamaci za práci a služby poskytnuté pořadatelem u zodpovědného pracovníka bez zbytečného odkladu, písemnou formou, nejpozději posledním dnem konání dožínek. Jinak toto právo zaniká.

Vyplněním a podepsáním závazné přihlášky k účasti na Královéhradeckých krajských dožínkách vyjadřujete souhlas s výše zmíněným.